二级秘书办公事务和管理指导：办公室的职能

一、接收和收集信息 
1．个人的口头信息； 
2．电话信息； 
3．书面信息 
4。计算机输出信息； 
5．传真通讯； 
6．其他各种形式的书面联络信息，包括内部的和外部的。 
　

二、记录信息 
　　通过一定的记录系统进行信息的记录，并做好保密工作，这样才能使信息以一定的格式保存下来，以备日后查用。方式有： 
1．逐字记录； 
2．摘要； 
3．统计分类； 
4．直观记录； 
5．将数据转换成计算机存储的形式。 
　　

三、整理信息 
对各种信息进行整理是为了使信息以一种可用的形式出现，并在将来能发挥它的最大作用。方式有： 
1．汇编或编辑； 
2．计算和总结； 
3．整理和分类； 
4．复制或以一种完全不同的形式进行复制以供以后管理活动的需要。 
  
四、以最有效的方式传播信息 
1．人对人的口头传递； 
2．通过电话； 
3．通过文件； 
4．通过图表或较直观的形式； 
5．数据通信。 
　　

五、保护公司的资产 
1．检查财务收支情况； 
2．检查库存； 
3．检查固定设施和装备； 
4．建立安全保障措施； 
5．通过履行法定义务。